Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen yang selanjutnya disingkat PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam pengumpulan, pengdokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi, dan pelayanan informasi dan dokumentasi di Lingkungan Pemerintahan Daerah, yang terdiri dari PPID Utama dan PPID Pembantu.
PPID ditujukan sebagai bentuk upaya pemerintah memberikan keterbukaan informasi publik. Dimana keterbukaan informasi publik tersebut sebagai sarana mengoptimalkan pengawasan publik dalam penyelenggaraan negara dan badan publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik sebagaimana diamanatkan dalam Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Selain itu sesuai dengan keputusan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 117 Tahun 2010 tentang Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dimana salah satunya adalah tugas dari PPID. Terkait dengan tugas tersebut, PPID menerapkan standar layanan inforasi di lingkungan Pemerintah Kota Madiun dalam rangka penyelenggaraan pelayanan publik dengan menyediakan sarana dan prasarana fasilitas berupa desk layanan informasi, fasilitas pendukung seperti akses internet gratis, petugas pelaksana layanan informasi, instrumen transaksi, produk pelayanan, serta menetapkan waktu layanan informasi.
Dasar Hukum dibentuknya PPID Kota Madiun adalah :
1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi.
2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015.
5. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 tentang Pedoman Pengelolahan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolahan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
8. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik
9. Peraturan Walikota Madiun Nomor 20 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kota Madiun
10. Peraturan Walikota Madiun Nomor 28 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Walikota Madiun Nomor 20 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kota Madiun.